Ratgeber, mit Zahlen statt Meinung
Zeiten, die
nicht mehr gesucht werden
Kaum ein Ablauf ist so unbeliebt und so folgenreich wie die Erfassung von Zeiten im Außeneinsatz. Was am Monatsende nicht belegbar ist, wird in der Praxis nicht berechnet, und dieser Verlust taucht in keiner Auswertung auf. Er ist trotzdem real, und meistens größer als die Zeit, die das Erfassen selbst kostet.
Warum Zettel und Tabellen so lange überleben
Weil sie an der Front funktionieren. Ein Zettel braucht kein Netz, keine Anmeldung und keine Schulung. Jede Lösung, die schlechter ist als ein Zettel, wird nicht benutzt, egal was im Lastenheft steht. Das ist der eigentliche Maßstab, an dem solche Projekte scheitern, und deshalb ist die erste Frage nicht, welche Felder erfasst werden, sondern wie wenig jemand tun muss, damit die Erfassung passiert.
Wie eine belastbare Lösung aufgebaut ist
Erfassung dort, wo die Arbeit passiert, mit so wenig Eingaben wie möglich und der Fähigkeit, ohne Netz zu funktionieren. Zuordnung zum Auftrag statt zu einem Datum, damit Abrechnung und Nachweis dieselbe Quelle haben. Und eine Übersicht für die Leitung, in der nicht nur Stunden stehen, sondern Auffälligkeiten: fehlende Meldungen, ungewöhnliche Dauer, Einsätze ohne Nachweis. Für einen Dienstleister habe ich genau eine solche Übersicht gebaut, mit Kennzahlen, Vorfällen und Anwesenheiten samt Verwaltungsbereich.
Der Teil, der wirklich Geld bringt
Nicht die Erfassung, sondern die Verbindung zur Rechnung. Solange Zeiten in einem System und Aufträge in einem anderen stehen, entsteht am Monatsende ein Abgleich von Hand, und in diesem Abgleich verschwinden Positionen. Wenn Zeit, Material und Nachweis am selben Vorgang hängen, entsteht die Rechnung aus den Daten und nicht aus der Erinnerung, und strittige Positionen sind in Minuten geklärt.
Was Sie sich sparen können
Eine Einführung mit allen Funktionen gleichzeitig. Der Weg, der funktioniert, ist ein Team, ein Auftragstyp, zwei Wochen, und danach Entscheidungen mit echten Erfahrungen statt mit einer Präsentation. Alles andere erzeugt Widerstand an der Front, und dieser Widerstand ist teurer als jede Software.
Was der Abgleich am Monatsende kostet
Eine Person im Büro gleicht monatlich zwei Tage lang Zeiten, Zettel und Aufträge ab, plus Rückfragen bei den Kollegen im Einsatz:
| Zeit pro Monat | 2 Tage x 8 Stunden = 16 Stunden |
|---|---|
| Zeit pro Jahr | 16 x 11 Monate = 176 Stunden |
| Kosten pro Jahr | 176 x 45 € Vollkosten = 7.900 € |
| Anteil, der beim Nachfassen wegfällt | etwa 80 Prozent = 6.300 € im Jahr |
| Dazu, nicht in der Summe | nicht berechnete Positionen, weil der Nachweis fehlte |
Der zweite Posten ist bei fast allen Betrieben größer als der erste und lässt sich nicht seriös schätzen, solange er nicht gemessen wird. Genau deshalb steht er hier ohne Eurobetrag: eine erfundene Zahl in der Summe würde die echten entwerten.
Fragen, die dabei aufkommen
Wir haben schon eine Zeiterfassung, sie wird nur nicht benutzt.
Dann ist das Problem nicht die Erfassung, sondern die Zahl der Eingaben und der Ort. Häufig reicht es, die Erfassung an den Auftrag zu hängen und alles wegzulassen, was nicht abgerechnet wird. Das ist ein kleiner Umbau, kein neues System.
Was ist mit den gesetzlichen Anforderungen an Arbeitszeiterfassung?
Die werden mitgedacht, aber ich berate nicht arbeitsrechtlich. Was ich liefere, ist ein System, das die Daten vollständig und nachvollziehbar erfasst, sodass Ihre Anforderungen darauf abbildbar sind.
Funktioniert das ohne Netz?
Es muss. Erfassung ohne Verbindung mit späterer Übertragung ist der Normalfall im Außeneinsatz, und wer das als Zusatzfunktion verkauft, hat den Alltag nicht gesehen.
Wie fangen wir an?
Mit einem Team und einem Auftragstyp, zwei Wochen lang. Der kostenlose Teardown sagt Ihnen vorher, welcher Auftragstyp der teuerste ist und deshalb zuerst drankommt.
Was es kostet, wenn Sie es bauen lassen
Die Preise stehen offen auf der Seite: kostenlose Analyse, Audit 490 €, Build-Sprint ab 6.900 € Festpreis, Betrieb ab 2.900 € im Monat. Die ausführliche Aufschlüsselung steht hier, samt der vier Faktoren, die den Preis wirklich treiben.
Wie lange dauert bei Ihnen der Monatsabschluss?
Sagen Sie mir, wie viele Stunden das Zusammensuchen kostet und wie viele Leute im Einsatz sind. In 72 Stunden bekommen Sie eine gerechnete Analyse, was das im Jahr kostet und was zuerst gebaut gehört.
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