Ein ehrlicher Vergleich
Zapier-Alternative
für den Mittelstand
Die meisten Seiten zu diesem Thema verkaufen genau eine Seite der Antwort. Ich nicht: Für einfache Verbindungen zwischen zwei Werkzeugen empfehle ich Zapier selbst, und die kostenlose Analyse sagt Ihnen das auch, wenn es Ihr Fall ist. Interessant wird es an der Stelle, an der die Rechnung kippt, und die kommt früher, als die meisten denken.
Wo Zapier unschlagbar ist
Ein Formular soll in eine Tabelle, eine Bestellung in einen Chat, ein neuer Kontakt in den Newsletter. Solche Verbindungen sind in zwanzig Minuten gebaut, brauchen keinen Entwickler und kosten fast nichts. Wer dafür Individualsoftware verkauft, verkauft Ihnen etwas, das Sie nicht brauchen. Der Nutzen ist echt, und er ist genau da am größten, wo der Ablauf geradeaus läuft und niemand ihn bedienen muss.
Wo die Rechnung kippt
Zapier rechnet pro Vorgang ab. Solange Sie hundert Vorgänge im Monat haben, merken Sie das nicht. Bei zehntausend schon, und bei einer Million ist es der teuerste Posten in Ihrer Software-Liste. Dazu kommt der Teil, den man erst später spürt: Ihre Geschäftslogik liegt dann in einem Konto, das jemand anderem gehört, ist nicht versionierbar, nicht testbar und nicht übergebbar. Ein Kunde von mir zahlte 10.000 € im Monat für ein solches Konstrukt, das nur sein Dienstleister verstand. Ersetzt durch eine eigene Plattform kostet dieselbe Leistung ihn heute nichts mehr an Miete, und sie gehört ihm.
Der Vergleich, ohne Umschweife
| Zapier | Eigenes System | |
|---|---|---|
| Gut für | Einfache Verbindungen zwischen zwei bekannten Werkzeugen | Abläufe, von denen Ihr Betrieb abhängt |
| Kostenmodell | Preis pro Vorgang, wächst mit dem Erfolg | Einmalig gebaut, danach null Miete |
| Startzeit | Minuten bis Stunden | 2 bis 4 Wochen für den ersten Umfang |
| Eigene Logik | Nur was der Baukasten vorsieht | Vollständige Sprache, Bibliotheken, Versionierung |
| Prüfbarkeit | Ausprobieren an echten Daten | Automatisierte Tests, gestaffelte Auslieferung |
| Oberflächen | Nicht vorgesehen | Eigene Portale und Freigaben für Ihre Leute |
| Datenmenge | Für Ereignisse gedacht, nicht als Datenbank | Hunderttausende Datensätze sind normal |
| Eigentum | Konto beim Anbieter, Export begrenzt | Code, Datenbank und Cloud laufen auf Ihren Zugängen |
Die vier Anzeichen, dass Sie an der Decke sind
Erstens: die Monatsrechnung wächst schneller als der Nutzen. Zweitens: niemand außer einer Person versteht noch, was in welchem Ablauf passiert. Drittens: es gibt Fälle, die der Baukasten nicht kann, und Sie behelfen sich mit Zwischenschritten, die selbst zum System geworden sind. Viertens: ein Fehler fällt erst auf, wenn ein Kunde sich meldet. Spätestens beim vierten Punkt reden wir nicht mehr über ein Werkzeug, sondern über Betriebsrisiko.
Die Faustregel, die ich Geschäftsführern gebe
Bleiben Sie bei Zapier, solange der Ablauf geradeaus läuft, die Mengen klein sind und niemand eine Oberfläche braucht. Wechseln Sie, sobald ein Ablauf Zustand über mehrere Schritte behalten muss, geprüft werden soll, eine Bedienoberfläche braucht oder zum Umsatzträger geworden ist. Und misstrauen Sie jedem, dessen Antwort immer gleich lautet. Das Werkzeug gehört zum Problem gewählt, nicht zur Überzeugung.
Fragen, die dabei aufkommen
Ab welcher Größe lohnt sich der Wechsel wirklich?
Es ist selten die Zahl der Mitarbeiter, fast immer die Zahl der Vorgänge und die Frage, ob Fehler Geld kosten. Als grobe Linie: sobald Sie im mittleren dreistelligen Bereich pro Monat für Automatisierungswerkzeuge zahlen, ist ein Sprint ab 6.900 € Festpreis innerhalb von zwei Jahren die günstigere Rechnung, und danach zahlen Sie gar nichts mehr.
Können wir vorhandene Zaps übernehmen?
Übernehmen nicht, nachbauen ja, und das ist normalerweise der kleinere Teil der Arbeit. Der größere Teil ist meistens das Aufräumen der Daten, die in den letzten Jahren durch diese Abläufe gelaufen sind.
Was passiert, wenn Sie nicht mehr verfügbar sind?
Sie verlieren einen Dienstleister, nicht Ihr System. Code, Datenbank und Cloud-Konten laufen von Tag eins auf Ihren Zugängen, dokumentiert und mit gängiger Technik. Jeder fähige Entwickler kann übernehmen. Genau das können Sie bei einem Anbieterkonto nicht sagen.
Und wenn mein Fall gar keinen eigenen Code braucht?
Dann steht das so in der Analyse. Ich verkaufe keine Zapier-Einrichtungen, deshalb können Sie dieser Empfehlung auch trauen.
Was es kostet, wenn Sie es bauen lassen
Die Preise stehen offen auf der Seite: kostenlose Analyse, Audit 490 €, Build-Sprint ab 6.900 € Festpreis, Betrieb ab 2.900 € im Monat. Die ausführliche Aufschlüsselung steht hier, samt der vier Faktoren, die den Preis wirklich treiben.
Nicht sicher, auf welcher Seite der Decke Sie stehen?
Kostenlose Analyse: Ihre drei größten Zeitfresser, was jeder im Monat kostet, und für jeden eine ehrliche Werkzeug-Empfehlung. Wenn Zapier für Sie die richtige Antwort ist, steht das da drin. Schriftlich, in 72 Stunden.
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