Ratgeber, mit Zahlen statt Meinung
Aufträge, die
niemand mehr abtippt
Es ist der häufigste Ablauf im Mittelstand, den niemand als Problem bezeichnet, weil er ja funktioniert: Aufträge kommen per E-Mail an, und jemand überträgt sie jeden Morgen von Hand in das System, das sie braucht. Er funktioniert wirklich. Er kostet nur mehr, als in irgendeiner Auswertung steht.
Wie so ein Ablauf tatsächlich aussieht, wenn er gebaut ist
Ein Beispiel, das in Produktion läuft: eingehende Aufträge werden aus der Mail ausgelesen, in genau das 28-spaltige Format gebracht, das die Software des Kunden verlangt, per gesichertem Transfer hochgeladen, auf Erfolg oder Fehler geprüft und jeder einzelne Auftrag protokolliert. Der entscheidende Teil ist nicht das Auslesen, sondern die Prüfung: das System weiß, ob ein Auftrag angekommen ist, und meldet sich, wenn nicht. Die tägliche Handarbeit fällt komplett weg.
Die drei Stellen, an denen solche Projekte scheitern
Erstens: uneinheitliche Eingangsformate. Wenn fünf Kunden fünf verschiedene Mailformate schicken, ist das lösbar, aber es ist Arbeit, und wer sie im Angebot verschweigt, wird sie Ihnen später in Rechnung stellen. Zweitens: die Sonderfälle. Der Auftrag mit dem handschriftlichen Zusatz, die Bestellung mit der Sonderkondition. Ein gutes System erkennt diese Fälle und legt sie einem Menschen vor, statt sie zu raten. Drittens: das Zielsystem. Ob es eine saubere Schnittstelle gibt oder nur einen Dateiimport, entscheidet über die Hälfte des Aufwands. Genau deshalb schaue ich mir das vor dem Angebot an.
Was danach zusätzlich möglich wird
Sobald Aufträge strukturiert im System liegen statt in Postfächern, ändert sich mehr als die Tippzeit. Sie können sehen, wie viele Aufträge in welcher Woche kamen, welcher Kunde welche Mengen bestellt und wo Aufträge liegen bleiben. Diese Auswertung war vorher nicht unmöglich, sie war nur so teuer, dass niemand sie gemacht hat.
Was das typischerweise im Jahr kostet
Eine Person, die täglich 40 Aufträge zu je 4 Minuten erfasst. Alle Annahmen offen, alle Zahlen abgerundet:
| Vorgänge pro Woche | 5 Tage x 40 = 200 |
|---|---|
| Zeit pro Woche | 200 x 4 Minuten = 13,3 Stunden |
| Zeit pro Jahr | 13,3 x 46 Arbeitswochen = 610 Stunden |
| Kosten pro Jahr | 610 x 45 € Vollkosten = 27.400 € |
| Anteil, der bei dieser Prozessart wegfällt | etwa 90 Prozent = 24.600 € im Jahr |
| Einmaliger Bau | ab 6.900 € Festpreis |
| Amortisation | etwa vier Monate |
Nicht enthalten: die Kosten falsch erfasster Aufträge, verspäteter Lieferungen und der Rückfragen, die daraus entstehen. Die sind bei diesem Ablauf oft höher als die Tippzeit, aber sie sind bei Ihnen nicht gemessen, also gehören sie nicht in die Summe.
Fragen, die dabei aufkommen
Unsere Aufträge kommen als PDF, nicht als strukturierte Datei.
Das ist der Normalfall und lösbar. Belegverarbeitung ist ein eigenes Thema mit eigener Fehlerquote, deshalb rechne ich dort konservativer: etwa 85 Prozent der Handarbeit fallen weg, nicht 90, und die Sonderfälle gehen zur Kontrolle an einen Menschen.
Was, wenn unser Zielsystem keine Schnittstelle hat?
Dann gibt es fast immer einen anderen Weg: Dateiimport, Datenbankzugriff, im Extremfall eine gesteuerte Eingabe. Welcher davon tragfähig ist, sehe ich beim Blick in Ihre echten Systeme, und genau das ist der Unterschied zwischen der kostenlosen Analyse von außen und dem Audit von innen.
Wie schnell kann so etwas laufen?
Ein erster fester Umfang ist meist in zwei bis vier Wochen produktiv. Ein reales Beispiel für das mögliche Tempo: ein Modul, das im Kundengespräch angefragt wurde, lief am nächsten Tag in Produktion, mit 54 von 54 grünen Tests.
Was passiert bei einem Fehler mitten in der Nacht?
Das System protokolliert jeden Vorgang und meldet Fehlschläge, statt sie zu verschlucken. Wie wichtig das ist, sieht man an Gegenbeispielen: bei einem Kunden liefen die nächtlichen Sicherungen monatelang nicht, ohne dass jemand es merkte, weil niemand nach dem Ausbleiben einer Meldung gesucht hat.
Was es kostet, wenn Sie es bauen lassen
Die Preise stehen offen auf der Seite: kostenlose Analyse, Audit 490 €, Build-Sprint ab 6.900 € Festpreis, Betrieb ab 2.900 € im Monat. Die ausführliche Aufschlüsselung steht hier, samt der vier Faktoren, die den Preis wirklich treiben.
Wie viele Aufträge tippt Ihr Team heute ab?
Sagen Sie mir Anzahl und Minuten, ich rechne es durch. In 72 Stunden bekommen Sie schriftlich, was der Ablauf im Jahr kostet, was er kosten würde und ab wann sich der Umbau bezahlt hat.
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