Facility Management und Gebäudedienstleister
Digitalisierung für Facility Management
Kaum eine Branche hat so viel Handarbeit zwischen Auftragseingang und Rechnung. Aufträge kommen über Portale und per Mail, jemand überträgt sie ins Einsatzsystem, Techniker melden Ergebnisse auf drei Kanälen, und am Monatsende sucht die Buchhaltung Nachweise. Genau diese Kette habe ich für einen Dienstleister aus diesem Bereich gebaut, und sie läuft in Produktion.
Wo das Geld versickert
Aufträge werden jeden Tag abgetippt
Eingehende Aufträge landen im Postfach und werden von Hand ins Zielsystem übertragen. Bei 40 Aufträgen am Tag zu vier Minuten sind das über 600 Stunden im Jahr, nur fürs Tippen.
Niemand weiß sicher, ob ein Auftrag angekommen ist
Der Upload läuft, oder er läuft nicht. Ohne Rückmeldung fällt ein Fehler erst auf, wenn der Auftraggeber nachfragt, und dann fehlt die Zeit für eine saubere Erklärung.
Leistungsnachweise sind verstreut
Fotos in WhatsApp, Zeiten auf Zetteln, Meldungen per Anruf. Bei der Rechnung wird gesucht statt abgerechnet, und strittige Positionen werden aus Zeitmangel nachgelassen.
Was ich für Facility Management und Gebäudedienstleister baue
Auftragseingang ohne Handarbeit
Eingehende Aufträge werden aus der Mail ausgelesen, in exakt das Format Ihres Einsatzsystems gebracht, per gesichertem Transfer übertragen, auf Erfolg oder Fehler geprüft und einzeln protokolliert. Genau so gebaut und in Betrieb.
Einsatz- und Leistungsübersicht
Ein Dashboard für Kennzahlen, Vorfälle und Anwesenheiten Ihrer Techniker, mit Verwaltungsbereich. Statt drei Kanälen ein Ort, an dem steht, was wann von wem erledigt wurde.
Nachweise, die zur Rechnung passen
Fotos, Zeiten und Rückmeldungen hängen am Auftrag statt in Chats. Was abgerechnet wird, ist belegt, und strittige Positionen lassen sich in Minuten klären statt in Tagen.
Belege statt Versprechen
Das ist keine Skizze: Für einen Gebäudedienstleister habe ich die Auftragsübernahme gebaut, die eingehende Aufträge in ein 28-spaltiges Zielformat bringt, überträgt, auf Fehler prüft und jeden Auftrag protokolliert. Dazu ein Dashboard für Technikerleistung und Anwesenheit. Der Geschäftsführer dieses Kunden hat das Testimonial auf dieser Seite geschrieben.
Die vollständige Fallstudie lesenHäufige Fragen
Unser Einsatzsystem hat keine Schnittstelle.
Das ist der Normalfall und selten das Ende. Es gibt fast immer einen Weg: Dateiimport, gesicherter Transfer, Datenbankzugriff. Welcher trägt, sehe ich beim Blick in Ihre echten Systeme, und genau dafür gibt es das Audit vor dem Festpreis.
Unsere Auftraggeber schicken alle unterschiedliche Formate.
Das ist lösbar, es ist aber Arbeit, und ich sage Ihnen vorher, wie viel. Wer diesen Teil im Angebot verschweigt, stellt ihn Ihnen später als Nachtrag in Rechnung.
Was passiert bei einem Fehler nachts um drei?
Das System protokolliert jeden Vorgang und meldet Fehlschläge aktiv, statt sie zu verschlucken. Wie wichtig das ist, zeigt ein Gegenbeispiel aus einem anderen Projekt: dort liefen nächtliche Sicherungen monatelang nicht, ohne dass jemand es merkte, weil niemand nach der ausbleibenden Meldung gesucht hat.
Wir sind 25 Leute. Sind wir zu klein dafür?
Eher nicht. Die Rechnung hängt nicht an der Mitarbeiterzahl, sondern an der Zahl der Vorgänge und an dem, was ein Fehler kostet. Der kostenlose Teardown rechnet Ihnen genau das durch, bevor Sie irgendetwas entscheiden.
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