Ratgeber, mit Zahlen statt Meinung
Excel ablösen,
aber richtig gerechnet
Excel ist nicht das Problem. Excel ist ein hervorragendes Werkzeug, und die meisten Tabellen in Ihrem Betrieb dürfen genau so bleiben, wie sie sind. Das Problem beginnt an dem Tag, an dem eine Tabelle aufhört, ein Werkzeug zu sein, und anfängt, Ihr System zu sein. Diese Seite zeigt, woran Sie den Übergang erkennen, was er im Jahr kostet und wann sich der Ersatz rechnet.
Die fünf Anzeichen, dass die Tabelle zum System geworden ist
Erstens: es gibt eine Datei, die im Dateinamen ein Datum trägt, und niemand weiß mehr sicher, welche die aktuelle ist. Zweitens: eine Person kennt die Formeln, und wenn diese Person krank ist, wartet der Ablauf. Drittens: dieselben Daten stehen in mehreren Tabellen, und regelmäßig weichen sie voneinander ab. Viertens: jemand überträgt regelmäßig Zahlen von einem Ort an einen anderen, per Hand. Fünftens: es gibt einen Ablauf, bei dem ein Tippfehler Geld kostet, und die einzige Kontrolle ist Aufmerksamkeit.
Warum das teurer ist, als es sich anfühlt
Die Kosten stecken nicht in der Zeit für das Tippen selbst, sondern in drei Dingen daneben. Die Wartezeit: ein Ablauf, der auf einen Menschen wartet, läuft nachts nicht. Die Fehlerkosten: eine falsch übertragene Zahl fällt oft erst auf, wenn ein Kunde sich meldet, und dann kostet sie mehr als eine Stunde Arbeit. Und die Kopfkosten: solange die Logik in einer Tabelle und einem Kopf sitzt, kann Ihr Betrieb nicht ohne diesen Kopf wachsen. Der letzte Punkt ist der teuerste und steht in keiner Rechnung.
Was Sie in Excel lassen sollten
Einzelne Auswertungen, Kalkulationen für ein Angebot, Listen, die einmal gebraucht und dann verworfen werden. Alles, was eine Person für sich macht und wo ein Fehler nur diese Person betrifft. Wer Ihnen für so etwas Individualsoftware verkauft, verkauft Ihnen etwas, das Sie nicht brauchen. Die Grenze verläuft nicht bei der Größe der Tabelle, sondern bei der Frage, ob mehr als ein Mensch sich darauf verlässt.
Eine Beispielrechnung, die Sie nachrechnen können
Angenommen, zwei Mitarbeiterinnen übertragen jeden Werktag Daten aus Bestellungen in ein zweites System, je 25 Vorgänge, je 4 Minuten. Alle Annahmen sichtbar, alle Zahlen abgerundet:
| Vorgänge pro Woche | 2 Personen x 5 Tage x 25 Vorgänge = 250 |
|---|---|
| Zeit pro Woche | 250 x 4 Minuten = 16,6 Stunden |
| Zeit pro Jahr | 16,6 x 46 Arbeitswochen = 765 Stunden |
| Kosten pro Jahr | 765 x 45 € Vollkosten = 34.400 € |
| Anteil, der bei Auftragserfassung wegfällt | etwa 90 Prozent = 30.900 € im Jahr |
| Einmaliger Bau | ab 6.900 € Festpreis |
| Amortisation | unter drei Monaten |
Fehlerkosten stehen bewusst nicht in dieser Summe. Sie sind real, aber nicht gemessen, und eine ungemessene Zahl in der Gesamtsumme zerstört die Glaubwürdigkeit der gemessenen. Sie kommen als Bereich in eine Fußnote, nicht in die Überschrift.
Fragen, die dabei aufkommen
Können wir nicht einfach eine bessere Tabellenlösung nehmen?
Oft ja, und dann sage ich das auch. Für strukturierte Listen mit mehreren Bearbeitern reicht häufig ein Datenbank-Werkzeug aus dem Baukasten. Die Grenze liegt dort, wo Berechtigungen pro Kunde, Prüfungen vor dem Speichern oder eine Anbindung an Ihr ERP dazukommen.
Was passiert mit den Daten aus den alten Tabellen?
Die werden übernommen, und das ist meistens der aufwendigere Teil. Ein Beispiel aus der Praxis: eine Kontaktdatenbank mit 863.484 Einträgen wurde importiert, auf null Dubletten bereinigt und normalisiert, inklusive rund 1,2 Millionen leerer Felder, die vorher als Daten galten.
Wie lange dauert so ein Ersatz?
Ein erster fester Umfang ist üblicherweise in zwei bis vier Wochen produktiv. Nicht alles auf einmal: der übliche Weg ist, den einen Ablauf herauszulösen, der am meisten Zeit oder Geld kostet.
Und wenn wir später jemand anderen wollen?
Dann verlieren Sie einen Dienstleister, nicht Ihr System. Code, Datenbank und Cloud-Konten laufen von Tag eins auf Ihren Zugängen, dokumentiert und mit gängiger Technik.
Was es kostet, wenn Sie es bauen lassen
Die Preise stehen offen auf der Seite: kostenlose Analyse, Audit 490 €, Build-Sprint ab 6.900 € Festpreis, Betrieb ab 2.900 € im Monat. Die ausführliche Aufschlüsselung steht hier, samt der vier Faktoren, die den Preis wirklich treiben.
Welche Tabelle ist bei Ihnen zum System geworden?
Nennen Sie mir diese eine. In 72 Stunden bekommen Sie schriftlich, was sie im Jahr kostet, was der Ersatz kostet und ab wann er sich bezahlt hat. Kostenlos, mit sichtbaren Annahmen.
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