Ratgeber, mit Zahlen statt Meinung
Kundendaten,
die endlich zusammenpassen
Fast jeder Betrieb ab einer gewissen Größe hat dasselbe Problem, und fast keiner nennt es beim Namen: Dieselben Kunden stehen in mehreren Systemen, unterschiedlich geschrieben, und niemand weiß sicher, welcher Datensatz stimmt. Solange das so ist, ist jede Auswertung darüber eine Schätzung, die aussieht wie eine Zahl.
Warum das kein Import-Problem ist
Daten von A nach B zu kopieren ist einfach. Schwierig ist die Frage, welche zwei Datensätze dieselbe Firma sind. Dieselbe GmbH steht einmal mit Rechtsform, einmal ohne, einmal mit Umlaut und einmal umschrieben, dazu drei Schreibweisen der Straße. Diese Entscheidung lässt sich nicht raten, sie braucht Regeln, und die Regeln muss jemand aufschreiben und verantworten. Das ist der eigentliche Inhalt eines solchen Projekts.
Wie eine saubere Zusammenführung abläuft
Erst wird gemessen statt geschätzt: wie viele Datensätze gibt es je System, wie viele Felder sind leer, wie viele sehen aus wie Dubletten. Dann werden Regeln festgelegt, sichtbar und begründet. Dann läuft ein Probelauf ohne Wirkung, dessen Ergebnis Sie prüfen können. Erst danach wird geschrieben, und zwar so, dass jeder Schritt umkehrbar bleibt. Ein Beispiel für die Größenordnung, die möglich ist: 863.484 Kontakte importiert, auf null Dubletten bereinigt und normalisiert, inklusive rund 1,2 Millionen leerer Felder, die vorher als gefüllt galten.
Was danach möglich wird
Der eigentliche Gewinn ist nicht die saubere Liste, sondern das, was auf ihr aufsetzt. Auswertungen, denen jemand traut. Eine Suche in normaler Sprache statt in Filterfeldern. Und Automatisierung überhaupt: jeder automatische Ablauf, der auf schmutzigen Daten aufsetzt, produziert schmutzige Ergebnisse, nur schneller. Deshalb steht dieses Thema in meinen Analysen fast immer vor dem eigentlichen Wunsch.
Der Fehler, den fast alle machen
Einmal aufräumen und dann weitermachen wie vorher. Nach sechs Monaten sieht es wieder aus wie vorher, weil die Ursache nicht die alten Daten waren, sondern die Stelle, an der neue entstehen. Eine Bereinigung ohne eine Prüfung an der Eingabe ist verlorene Arbeit, und wer sie Ihnen ohne diesen Teil anbietet, verkauft Ihnen ein Projekt, das er in einem Jahr wieder verkaufen kann.
Was manuelle Pflege im Jahr kostet
Angenommen, zwei Personen korrigieren wöchentlich je zwei Stunden Kundendaten von Hand, dazu die Zeit für Rückfragen wegen falscher Angaben:
| Zeit pro Woche | 2 Personen x 2 Stunden = 4 Stunden |
|---|---|
| Zeit pro Jahr | 4 x 46 Arbeitswochen = 184 Stunden |
| Kosten pro Jahr | 184 x 45 € Vollkosten = 8.200 € |
| Anteil, der bei Kontaktdaten wegfällt | etwa 97 Prozent = 7.900 € im Jahr |
| Dazu, nicht in der Summe | falsch adressierte Post, doppelte Ansprache, unbrauchbare Auswertungen |
Diese Rechnung wirkt klein und trifft trotzdem meistens zu: der Schaden schlechter Kundendaten steckt selten in der Pflegezeit, sondern in den Entscheidungen, die auf falschen Zahlen getroffen werden. Der lässt sich nicht seriös beziffern, deshalb steht er hier nicht in Euro.
Fragen, die dabei aufkommen
Können wir das nicht mit einer Funktion in unserem CRM machen?
Für einfache Dubletten oft ja, und dann ist das die richtige Antwort. Sobald mehrere Systeme beteiligt sind und entschieden werden muss, welches im Zweifel gewinnt, reicht die eingebaute Funktion nicht mehr.
Wie stellen Sie sicher, dass nichts verloren geht?
Nichts wird gelöscht, bevor Sie das Ergebnis eines Probelaufs gesehen haben, und jeder Schritt bleibt umkehrbar. Zusätzlich gehören nächtliche Sicherungen auf Speicher, der Ihnen gehört, zum Standard, und zwar mit Meldung, wenn eine ausbleibt.
Wie lange dauert so ein Projekt?
Die Messung und die Regeln sind meist in ein bis zwei Wochen erledigt, die Umsetzung hängt an der Zahl der Systeme. Ein abgegrenzter erster Umfang ab 6.900 € Festpreis deckt das üblicherweise ab.
Was ist mit Datenschutz?
Der gehört in die Regeln, nicht ans Ende. Praktisch heißt das: Löschfristen werden mit abgebildet, Zugriffe eingeschränkt und Auswertungen so gebaut, dass sie ohne personenbezogene Details auskommen, wo es geht.
Was es kostet, wenn Sie es bauen lassen
Die Preise stehen offen auf der Seite: kostenlose Analyse, Audit 490 €, Build-Sprint ab 6.900 € Festpreis, Betrieb ab 2.900 € im Monat. Die ausführliche Aufschlüsselung steht hier, samt der vier Faktoren, die den Preis wirklich treiben.
Wie viele Systeme kennen Ihre Kunden?
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