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US-Facility-Services-Unternehmen

Arbeitsauftrags-Automatisierung

ausgeliefert · läuft unbeaufsichtigt

Ein Facility-Services-Unternehmen bekam Arbeitsaufträge von einer Kundenplattform per E-Mail und tippte jeden einzelnen in sein Field-Service-System ab. Die Pipeline, die das ersetzt hat, ist klein, unspektakulär und genau das ist der Punkt: sie hat einen Job und erledigt ihn jedes Mal.

0
Arbeitsaufträge, die noch von Hand abgetippt werden
Tage
an Teamzeit gespart bis Jahresende (O-Ton des Kunden)

Die Ausgangslage

  • Jeder Arbeitsauftrag wurde manuell neu erfasst: langsam, fehleranfällig und komplett davon abhängig, dass jemand am Schreibtisch sitzt.
  • Das Zielsystem akzeptiert ausschließlich ein striktes 28-Spalten-CSV, Semikolon-getrennt, ISO-8859-1-codiert, per FTPS: ein Format, gebaut für Maschinen, ausgefüllt von Menschen.
architecture
Inbound
  • Work-order emails
    IMAP watch on the inbox
Pipeline
  • Parse
    platform email → structured order
  • Format
    28-col · semicolon · ISO-8859-1
  • Deliver
    FTPS upload
  • Verify
    poll success/error folders
Out
  • Field-service system
    orders arrive machine-perfect
  • Audit log
    every order in a sheet
  • Dashboard
    technician performance (Next.js)
Small, boring, reliable: the highest compliment infrastructure can get.

Was gebaut wurde

01

Ingestion-Pipeline

Ein E-Mail-Trigger überwacht das Auftrags-Postfach, parst jede Plattform-E-Mail, generiert das exakte 28-Spalten-CSV, das das Field-Service-System verlangt, lädt es per FTPS hoch, pollt die Erfolgs- und Fehlerordner zur Bestätigung der Verarbeitung und protokolliert jeden Auftrag in einer Tabelle, die das Team jederzeit prüfen kann.

02

Techniker-Performance-Dashboard

Ein Next.js-Dashboard über den operativen Daten: Techniker-Kennzahlen, Vorfälle, Anwesenheit, mit einem Admin-Panel für das Büro-Team.

Betrieben, nicht nur geliefert

Das ist der Kunde hinter dem Testimonial auf der Startseite: das Engagement, das mit dem Satz „I will be hiring Tim again." endet.

Stack

  • n8n (self-hosted)
  • IMAP-E-Mail-Parsing
  • FTPS-Integration
  • Google-Sheets-Protokollierung
  • Next.js-Dashboard

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